Instrukcja w sprawie przekazywania materiałów do Archiwum
 Zarządu Regionu NSZZ „Solidarność” Ziemia Radomska
 i sposobu korzystania z nich
I. Przekazywanie materiałów do Archiwum  Zarządu Regionu NSZZ „Solidarność”
1. Akta przekazuje się do archiwum w stanie uporządkowanym, przez który rozumie się:
• sporządzenie karty tytułowej teczki (segregatora), która winna zawierać: nazwę komórki wytwarzającej akta, tytuł teczki, daty skrajne,
• ułożenie chronologiczne pism wewnątrz teczki (segregatora),
• usunięcie z akt drugich i dalszych egzemplarzy pism (kopii).
2. Inne materiały archiwalne: kasety magnetofonowe, wideo, fotografie, plakaty, dyskietki komputerowe winny być opisane w taki sposób by ich identyfikacja nie sprawiała trudności:
• kasety powinny zawierać nazwę zapisanego zdarzenia, datę, czas trwania nagrania, autora,
• fotografie na odwrocie winny mieć opis: nazwa zdarzenia, osoby biorące w nim udział, data zdarzenia, autor zdjęcia.
3. Materiały przekazuje się do archiwum na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych        (zał. nr 1).
II. Udostępnianie materiałów w Archiwum Zarządu Regionu NSZZ „Solidarność”
1. Materiały do celów służbowych udostępnia się pracownikom tej komórki organizacyjnej, z której pochodzą dane materiały. Udostępnienie materiałów osobie z innej komórki organizacyjnej jest możliwe za pisemną zgodą kierownika komórki, z której akta pochodzą.
2. Materiały udostępnia się na podstawie karty udostępnienia akt (zał. nr 2).
3. Udostępnienie materiałów dla celów naukowych lub innych może nastąpić po uzyskaniu pisemnej zgody sekretarza Zarządu Regionu (zał. nr 3).
4. Udostępnianie akt odbywa się na miejscu w archiwum. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest wypożyczenie materiałów pracownikom Zarządu Regionu poza lokal archiwum.
5. Wypożyczający i korzystający ponoszą odpowiedzialność za całość udostępnionych materiałów i terminowy ich zwrot do archiwum.

Regulamin korzystania z zasobu Archiwum Zarządu Regionu
NSZZ „Solidarność”

Przepisy ogólne
§ 1
Archiwum ZR NSZZ „S” zwane dalej Archiwum funkcjonuje w strukturze Prezydium Zarządu Regionu NSZZ „S”.
§ 2
Archiwum działa w oparciu o Ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i zarządzenia wewnętrzne Zarządu Regionu NSZZ „S”.
Przepisy szczegółowe
§ 3
Zasób archiwum składa się z:
1. materiałów archiwalnych będących częścią narodowego zasobu archiwalnego,
2. materiałów niearchiwalnych stanowiących dokumentację bieżącej działalności Związku.
§ 4
1. Materiały do celów służbowych udostępnia się pracownikom tej komórki organizacyjnej, z której pochodzą dane materiały. Udostępnienie materiałów osobie z innej komórki organizacyjnej jest możliwe za pisemną zgodą kierownika komórki, z której akta pochodzą.
2. Materiały udostępnia się na podstawie karty udostępnienia akt (zał. nr 1).
3. Udostępnienie odbywa się na miejscu w archiwum. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest wypożyczenie materiałów poza lokal archiwum.
§ 5
1. Do celów naukowych, wydawniczych i innych udostępnia się opracowane materiały archiwalne nie wcześniej jak po upływie 20 lat od ich wytworzenia. Wyjątek stanowią te materiały, które zostały opublikowane np. w Biuletynie Informacyjnym ZR.
2. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest udostępnienie materiałów archiwalnych przed upływem 20 lat od ich wytworzenia jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów Związku i obywateli.
3. Udostępnianie materiałów archiwalnych następuje na podstawie zezwolenia wydanego przez Sekretarza Zarządu Regionu NSZZ „Solidarność” (wniosek o zezwolenie na udostępnienie materiałów zał. 2). W uzasadnionych przypadkach powinno być odebrane od osoby korzystającej ze zbiorów dodatkowe oświadczenie (zał. nr 3).
4. Sekretarz Zarządu Regionu NSZZ „Solidarność” może w uzasadnionych wypadkach odmówić wydania zezwolenia bez podania przyczyny odmowy.
5. Udostępnianie materiałów archiwalnych jest bezpłatne.
§ 6
Materiały archiwalne znajdujące się w archiwum ZR w formie depozytu mogą być udostępnione tylko za pisemną zgodą osoby uprawnionej do dysponowania depozytem.
§ 7
1. Materiały archiwalne udostępnia się w pomieszczeniu archiwum zwanych dalej pracownią, nie wcześniej jak dzień po uzyskaniu zgody na udostępnienie i złożeniu zamówienia na konkretne teczki.
2. Udostępniane jednostki archiwalne opatrzone są drukami rejestru udostępnienia (metryczkami).użytkownik zasobu zobowiązany jest wpisać w odpowiednich polach datę korzystania z jednostki oraz swoje imię i nazwisko; może też podać temat swojej pracy (przedmiot badań).
3. W razie nieskorzystania z materiałów archiwalnych w ciągu 3 miesięcy od daty uzyskania zezwolenia, należy ponownie uzyskać zezwolenie na udostępnienie materiałów archiwalnych.
4. Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z materiałów archiwalnych w pracowni zwraca je do archiwum, z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania z depozycie pracowni.
5. Jeżeli przerwa w korzystaniu z akt znajdujących się w podręcznym depozycie przekroczy dwa tygodnie, są one zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika. Podjęcie pracy nad nimi wymaga złożenia ponownego zamówienia.
§ 8
1. W uzasadnionych wypadkach możliwe jest bezpłatne wykonanie na miejscu kopii materiału archiwalnego w formie ksera bądź skanu.
§ 9
1. Ze względu na wymogi bezpieczeństwa zasobu archiwalnego osoby korzystające z materiałów archiwalnych mogą być w uzasadnionych wypadkach wezwane do okazania upoważnionym pracownikom zawartości toreb itp. Kontroli mogą być też poddane materiały wynoszone z pracowni. Za upoważnione w tym zakresie uważa się pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie archiwum.
§ 10
1. Użytkownik materiałów archiwalnych korzysta z nich w ramach uzyskanej zgody, nie ingerując w ich układ i treść, zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo.
2. Wynoszenie poza pomieszczenie pracowni materiałów archiwalnych i pomocy ewidencyjno – informacyjnych przez użytkowników jest zabronione – pod rygorem odmowy dalszego udostępniania archiwaliów, niezależnie od innych sankcji przewidzianych prawem.
3. Do pracowni nie należy wnosić przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenie dokumentów (w tym artykułów spożywczych, środków barwiących, łatwopalnych itp.) także teczek i toreb. Wyjątek stanowią torby przeznaczone do transportu przenośnych komputerów, inne odstępstwa od powyższej zasady wymagają każdorazowego uzgodnienia z pracownikiem archiwum.
§ 11
Nieprzestrzeganie powyższych zasad przez użytkownika lub stwierdzenie rażącego braku przygotowania do samodzielnych badań może spowodować wydanie przez Sekretarza ZR NSZZ „S” decyzji o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych.
Postanowienie końcowe
§ 12
Uprawnieni do korzystania ze zbiorów archiwum obowiązani są przestrzegać niniejszego regulaminu.