Instrukcja w sprawie
przekazywania materiałów do Archiwum
Zarządu Regionu NSZZ
„Solidarność” Ziemia Radomska
i sposobu korzystania z nich
I. Przekazywanie materiałów do Archiwum
Zarządu Regionu NSZZ „Solidarność”
1. Akta przekazuje się do archiwum w stanie uporządkowanym,
przez który rozumie się:
• sporządzenie karty tytułowej teczki
(segregatora), która winna zawierać: nazwę komórki wytwarzającej akta, tytuł
teczki, daty skrajne,
• ułożenie chronologiczne pism wewnątrz teczki
(segregatora),
• usunięcie z akt drugich i dalszych egzemplarzy pism
(kopii).
2. Inne materiały archiwalne: kasety magnetofonowe, wideo,
fotografie, plakaty, dyskietki komputerowe winny być opisane w taki sposób by
ich identyfikacja nie sprawiała trudności:
• kasety powinny zawierać
nazwę zapisanego zdarzenia, datę, czas trwania nagrania, autora,
• fotografie na odwrocie winny mieć opis: nazwa zdarzenia, osoby
biorące w nim udział, data zdarzenia, autor zdjęcia.
3. Materiały
przekazuje się do archiwum na podstawie spisów
zdawczo-odbiorczych (zał. nr 1).
II. Udostępnianie materiałów w Archiwum Zarządu
Regionu NSZZ „Solidarność”
1. Materiały do celów służbowych udostępnia się pracownikom
tej komórki organizacyjnej, z której pochodzą dane materiały. Udostępnienie
materiałów osobie z innej komórki organizacyjnej jest możliwe za pisemną zgodą
kierownika komórki, z której akta pochodzą.
2. Materiały udostępnia się
na podstawie karty udostępnienia akt (zał. nr 2).
3. Udostępnienie
materiałów dla celów naukowych lub innych może nastąpić po uzyskaniu pisemnej
zgody sekretarza Zarządu Regionu (zał. nr 3).
4. Udostępnianie akt
odbywa się na miejscu w archiwum. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest
wypożyczenie materiałów pracownikom Zarządu Regionu poza lokal archiwum.
5. Wypożyczający i korzystający ponoszą odpowiedzialność za całość
udostępnionych materiałów i terminowy ich zwrot do archiwum.
Regulamin korzystania z zasobu Archiwum Zarządu
Regionu
NSZZ „Solidarność”
Przepisy ogólne
§ 1
Archiwum ZR NSZZ „S” zwane dalej Archiwum funkcjonuje w
strukturze Prezydium Zarządu Regionu NSZZ „S”.
§ 2
Archiwum działa w oparciu o Ustawę o narodowym zasobie
archiwalnym i zarządzenia wewnętrzne Zarządu Regionu NSZZ „S”.
Przepisy szczegółowe
§ 3
Zasób archiwum składa się z:
1. materiałów
archiwalnych będących częścią narodowego zasobu archiwalnego,
2. materiałów niearchiwalnych stanowiących dokumentację bieżącej
działalności Związku.
§ 4
1. Materiały do celów służbowych udostępnia się
pracownikom tej komórki organizacyjnej, z której pochodzą dane materiały.
Udostępnienie materiałów osobie z innej komórki organizacyjnej jest możliwe za
pisemną zgodą kierownika komórki, z której akta pochodzą.
2. Materiały
udostępnia się na podstawie karty udostępnienia akt (zał. nr 1).
3. Udostępnienie odbywa się na miejscu w archiwum. W uzasadnionych
przypadkach możliwe jest wypożyczenie materiałów poza lokal archiwum.
§ 5
1. Do celów naukowych, wydawniczych i innych
udostępnia się opracowane materiały archiwalne nie wcześniej jak po upływie 20
lat od ich wytworzenia. Wyjątek stanowią te materiały, które zostały
opublikowane np. w Biuletynie Informacyjnym ZR.
2. W uzasadnionych
przypadkach możliwe jest udostępnienie materiałów archiwalnych przed upływem 20
lat od ich wytworzenia jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów
Związku i obywateli.
3. Udostępnianie materiałów archiwalnych następuje
na podstawie zezwolenia wydanego przez Sekretarza Zarządu Regionu NSZZ
„Solidarność” (wniosek o zezwolenie na udostępnienie materiałów zał. 2). W
uzasadnionych przypadkach powinno być odebrane od osoby korzystającej ze zbiorów
dodatkowe oświadczenie (zał. nr 3).
4. Sekretarz Zarządu Regionu NSZZ
„Solidarność” może w uzasadnionych wypadkach odmówić wydania zezwolenia bez
podania przyczyny odmowy.
5. Udostępnianie materiałów archiwalnych jest
bezpłatne.
§ 6
Materiały archiwalne znajdujące się w archiwum ZR w
formie depozytu mogą być udostępnione tylko za pisemną zgodą osoby uprawnionej
do dysponowania depozytem.
§ 7
1. Materiały archiwalne udostępnia się w
pomieszczeniu archiwum zwanych dalej pracownią, nie wcześniej jak dzień po
uzyskaniu zgody na udostępnienie i złożeniu zamówienia na konkretne teczki.
2. Udostępniane jednostki archiwalne opatrzone są drukami rejestru
udostępnienia (metryczkami).użytkownik zasobu zobowiązany jest wpisać w
odpowiednich polach datę korzystania z jednostki oraz swoje imię i nazwisko;
może też podać temat swojej pracy (przedmiot badań).
3. W razie
nieskorzystania z materiałów archiwalnych w ciągu 3 miesięcy od daty uzyskania
zezwolenia, należy ponownie uzyskać zezwolenie na udostępnienie materiałów
archiwalnych.
4. Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z
materiałów archiwalnych w pracowni zwraca je do archiwum, z dyspozycją ich
zwrotu do magazynu lub zachowania z depozycie pracowni.
5. Jeżeli
przerwa w korzystaniu z akt znajdujących się w podręcznym depozycie przekroczy
dwa tygodnie, są one zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika. Podjęcie
pracy nad nimi wymaga złożenia ponownego zamówienia.
§ 8
1. W uzasadnionych wypadkach możliwe jest bezpłatne
wykonanie na miejscu kopii materiału archiwalnego w formie ksera bądź skanu.
§ 9
1. Ze względu na wymogi bezpieczeństwa zasobu
archiwalnego osoby korzystające z materiałów archiwalnych mogą być w
uzasadnionych wypadkach wezwane do okazania upoważnionym pracownikom zawartości
toreb itp. Kontroli mogą być też poddane materiały wynoszone z pracowni. Za
upoważnione w tym zakresie uważa się pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie
archiwum.
§ 10
1. Użytkownik materiałów archiwalnych korzysta z
nich w ramach uzyskanej zgody, nie ingerując w ich układ i treść, zachowując
dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo.
2. Wynoszenie poza
pomieszczenie pracowni materiałów archiwalnych i pomocy ewidencyjno –
informacyjnych przez użytkowników jest zabronione – pod rygorem odmowy dalszego
udostępniania archiwaliów, niezależnie od innych sankcji przewidzianych prawem.
3. Do pracowni nie należy wnosić przedmiotów i substancji mogących
spowodować uszkodzenie dokumentów (w tym artykułów spożywczych, środków
barwiących, łatwopalnych itp.) także teczek i toreb. Wyjątek stanowią torby
przeznaczone do transportu przenośnych komputerów, inne odstępstwa od powyższej
zasady wymagają każdorazowego uzgodnienia z pracownikiem archiwum.
§ 11
Nieprzestrzeganie powyższych zasad przez użytkownika
lub stwierdzenie rażącego braku przygotowania do samodzielnych badań może
spowodować wydanie przez Sekretarza ZR NSZZ „S” decyzji o odmowie bezpośredniego
udostępniania materiałów archiwalnych.
Postanowienie końcowe
§ 12
Uprawnieni do korzystania ze zbiorów archiwum
obowiązani są przestrzegać niniejszego regulaminu.